Contactpersonen aanmaken en koppelen aan meerdere accounts
Het is belangrijk dat je voor je een contactpersoon aanmaakt goed controleert of de contactpersoon al in Salesforce staat. Dit doe je eenvoudig door boven in de zoekbalk het emailadres van het contactpersoon in te voeren en enter te drukken. Als het contactpersoon dan naar voren komt weet je dat diegene al in Salesforce staat. Je kan dan eventueel het bedrijf wijzigen mocht dit niet de juiste afdeling staat.
Indien het contactpersoon niet naar voren komt kan je een nieuwe kaart aanmaken. Volg de onderstaande stappen om zeker te weten dat alles gaat zoals het moet.
- Aanmaken contactpersoon
Ga naar de klant en/of afdeling waar de contactpersoon aan toegevoegd moet worden en klik op Personen.
In het Personen tabblad klik dan vervolgens op Nieuw en kies voor Contactpersoon. Er opent zich een nieuw scherm. Vul in ieder geval de naam, functie en het e-mailadres in. Vul de gegevens verder zoveel mogelijk aan naar wat je weet. Klik daarna op Opslaan.
Let op, de gebruikersnaam wordt automatisch ingevuld aan de hand van het emailadres. Pas dit verder niet aan. Een contactpersoon kan alleen inloggen op het klantportaal als de gebruikersnaam met het juiste emailadres gevuld is!
- Relatie toevoegen
Je kan vervolgens ook nog dit contactpersoon aan meerdere afdelingen toevoegen. Hierdoor hoef je een contactpersoon maar 1 keer aan te maken, ook als deze bijv. voor meerdere afdelingen een contactpersoon is.
2.1 Optie 1
Scroll hiervoor op de Contactpersoon-kaart naar beneden tot Gerelateerde accounts. Hier vind je dus alle accounts die aan deze contactpersoon gekoppeld zijn. Als je een nieuw account wilt toevoegen.
Zoek het juiste account op en selecteer deze. Klik op Opslaan en het account is gekoppeld.
2.2 Wijze 2
Je kan ook het contactpersoon vanaf het account extra toevoegen. Ga daarvoor naar het extra te koppelen account en klik op Gerelateerde personen en vervolgens op Relatie toevoegen.
Zoek de juiste persoon op en klik op Opslaan. De relatie is nu toegevoegd.
- Algemeen emailadres
Indien bijv. meerdere contactpersonen van een Flexbureau urenstaten moeten goedkeuren dan is het belangrijk dat er een algemene Contactpersoon-kaart aangemaakt wordt op naam van het Flexbureau, hier wordt dan het algemene emailadres op ingevuld waardoor er een gebruikersnaam gegenereerd wordt op dat emailadres. Met de gebruikersnaam logt de klant in op het klantportaal om o.a. de uren van gedetacheerden goed te keuren. De contactpersonen zelf krijgen hun eigen kaart met een eigen emailadres.
De gebruikersnaam kan namelijk maar 1 keer bestaan in Salesforce aangezien de gebruikersnaam uniek moet zijn. Anders zullen er foutmeldingen komen. Let hier dus goed op.
Dat ziet er bijv. zo uit:
Als een contactpersoon uitdienst gaat moet de contactpersoon status aangepast worden. Zet de Contactpersoon status op uitdienst en geef aan wie de taken overgenomen hebben en per wanneer.
Afdeling Binnendienst krijgt dan een tegel en zorgt er voor de het contactpersoon van de projecten afgehaald wordt waar het contactpersoon aan gekoppeld is i.v.m. goedkeuring van uren, deelovereenkomsten of facturen.
Zij zullen tevens in BC-17 het contactpersoon op Niet actief zetten.
